Randevu, rezervasyon ve hatırlatma
Sabah, günün randevuları tek tek aranarak teyit ediliyor; öğleden sonra boş kalan bir saat ancak o saat gelince fark ediliyor. Teyit aramaları, randevuyu ve rezervasyonu yürüten ekibin sabahını kaplayabilir. Krafera hatırlatmayı ve teyidi, randevuların bugün tutulduğu yerden başlayarak kurar.
Haber verilmeden boş kalan saat
Elle gönderilen hatırlatma yoğun bir günde unutulabilir; iptal haberi ancak randevu saatinde gelebilir; geliş öncesi bilgiler (hazırlık notu, adres, belge) farklı kişilerde dağılabilir. Üçü de randevudan önceki iletişimde birleşir. Gelinmeyen randevu kimi zaman bir haber eksikliğidir: iptal etmek isteyen kişi bunu kolayca bildirebilseydi, o saat bekleyen başka birine verilebilirdi.
Teyit ve hatırlatmada bakılan noktalar
- Randevu ya da rezervasyonun nerede tutulduğu; bir program varsa hatırlatma ayarının kullanılıp kullanılmadığı
- Teyidin kim tarafından, hangi kanaldan ve randevudan ne kadar önce yapıldığı
- İptal ve değişiklik haberinin nereye geldiği ve boşalan saatin kime bildirildiği
- Bekleme listesinin olup olmadığı ve nasıl tutulduğu
- Yazılı teklifte ölçüt olabilecekler: hatırlatma gönderilen randevu payı, teyit ya da iptal yanıtı alınan pay, haber verilmeden gelinmeyen randevu ve boşalan saatin yeniden dolup dolmadığı
Hatırlatma ve teyidin biçimi
Kimi zaman çözüm, randevuyu tutan programda hiç açılmamış bir hatırlatma ayarıdır; Krafera'nın izlediği sıra bu yüzden oradan başlar ve yalnız gerektiği kadar ilerler.
- Programın kendi hatırlatma, teyit ve iptal bildirimi ayarları; hangi iletinin ne zaman gideceği
- Program bağlantısı, dışa aktarım ya da program yoksa basit bir randevu kaydı üzerinden çalışan hatırlatma akışı: teyit ve iptal yanıtları toplanır, boşalan saat ilgili kişiye bildirilir
- Bekleme listesi ve geliş öncesi bilgi formu; program bağlanamıyorsa düzenli dışa aktarımla beslenir
Randevu tarafında olası teslimler
- Hatırlatma ve teyit iletilerinin metinleri ve gönderim zamanı
- Teyit ve iptal yanıtlarının toplandığı liste
- Boşalan saat için bekleme listesi ve bildirim
- Geliş öncesi bilgi formu
- Gelinmeyen randevuların haftalık özeti
Hatırlatma ve veri sınırları
- Randevu verme, erteleme ve iptal kararı ekibinizde kalır; akış yalnız haberi taşır.
- Randevu ya da rezervasyon programınız varsa Krafera hatırlatmayı onun çevresinde kurar; programın değişmesini ancak keşifte buna bir gerekçe çıkarsa önerir. Randevular defterde ya da mesajlarda tutuluyorsa, nasıl bir kayıt gerektiği de keşifte belli olur.
- Program dışarıya bağlantı ya da dışa aktarım vermiyorsa kurulabilecek akış daralır; daha fazlası gerekiyorsa Krafera seçenekleri yazılı teklifte gösterir.
- Hatırlatma bilgilendirme iletisi olarak kalır ve metnini siz onaylarsınız; tanıtım içeriği eklenmesi istenirse ticari ileti onayı ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kaydı konusu kurulumdan önce ayrıca ele alınır.
- Krafera kliniklerde randevu kaydını da hassas veri olarak ele alır: hatırlatma metninde randevunun nedeni yazılmaz; akışı kliniğin kendi sisteminde, gerekiyorsa kliniğin hukuk teyidinden geçtikten sonra kurar.
- Hatırlatma için ad, iletişim bilgisi, tarih ve saatten fazlası kullanılmaz; Krafera bunların ne kadar saklanacağını kurulumdan önce, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gözetilerek sizinle kararlaştırır.