Ekip içi iş takibi, onay ve devir
Satın alma talebi bir e-posta klasöründe bekliyor; kimin onaylayacağı yazılı olmadığı için talebi açan da işin nerede durduğunu bilmiyor. İş mesaj gruplarında ya da sözlü verildiğinde, kimin neyi üstlendiği de aynı belirsizlikte kalır. Krafera görev, onay ve devir adımlarını, ekibinizin bugün çalıştığı biçime bakarak yazılı bir akışa bağlar.
Onayın beklediği masa
İşin el değiştirdiği yerde aksaklık üç biçimde görülebilir: kimde beklediği belli olmayan bir satın alma, indirim, masraf ya da izin onayı; bir vardiyadan ötekine yazılı not olmadan geçen iş; kâğıtta duran açılış, kapanış ve kalite kontrol listeleri. Kimin hangi tutara kadar onaylayacağı ve o kişi yokken işin kime geçeceği yazılı değilse, bekleyen onay bir kural eksikliğidir.
Onay zincirinde bakılan noktalar
- İşin nasıl verildiği: mesaj grubu, sözlü talimat, tablo ya da bir iş takip aracı
- Hangi onayların kimden geçtiği ve bunun tutara ya da konuya göre değişip değişmediği
- Onaylayan kişi yokken işin kime geçtiği
- Vardiya ya da bölüm değişiminde devrin nasıl yapıldığı ve nereye yazıldığı
- Yazılı teklifte ölçüt olabilecekler: onayda bekleme süresi, zamanında kapanan görev payı ve devir notu tutulan vardiya payı
Görev ve onay akışının biçimi
Kimi zaman kısa ve yazılı bir onay kuralı yeter; yeni bir araç gerekmez. Kural yetmediğinde Krafera en küçük adımdan başlayarak ilerler.
- Kullandığınız iş takip ya da mesajlaşma aracında ayar: görev listeleri, sorumlu alanı ve onay adımı
- Form ve bildirimle kurulan onay akışı: talep forma girer, kurala göre onaylayana gider, beklerse yedek kişiye geçer
- Ekibin işleri, onayları, devir notlarını ve kontrol listelerini birlikte gördüğü bir ekran; bakımı yazılı teklifte yer alır
Onay ve devirde olası teslimler
- Yazılı onay kuralları: kim onaylar, hangi tutara kadar onaylar, beklerse iş kime geçer
- Görev ve onay akışı ile bekleyen işler için hatırlatma
- Vardiya ve bölüm devir notu
- Ekranda tutulan açılış, kapanış ve kalite kontrol listeleri
- Bekleyen onaylar ve geciken görevlerin haftalık özeti
Yetki, kayıt ve benimseme sınırları
- Onay yetkisinin kimde olacağına ve tutar sınırlarına siz karar verirsiniz; akış bu kararları uygular.
- Akış kendi başına onay vermez; onay, yetkili kişinin işidir.
- Bordro, resmî izin kayıtları ve iş hukukuna ilişkin konular bu işin kapsamında değildir.
- Sonuç, ekibin akışı kullanmasına bağlıdır; Krafera bu yüzden kurulanı işi yapan kişilerle birlikte dener ve öyle devreder.
- Kullandığınız araç dışarıya bağlantı vermiyorsa Krafera onay akışını form ve e-postayla kurar; aracın içindeki kayıt elle güncellenir.
- Çalışanlara ait bilgiler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gözetilerek iş için gereken kadarla sınırlı tutulur; izin talebinde nedenin ayrıntısı istenmez.